Solicitar vacaciones no debería ser complicado. Sin embargo, muchos trabajadores en Colombia se sienten inseguros al momento de hacerlo: ¿cuándo es el mejor momento? ¿Cuánta anticipación se requiere? ¿Debo pedirlas por escrito? ¿Pueden negármelas? En este artículo te guiamos paso a paso para que aprendas cómo pedir tus vacaciones de forma correcta y efectiva en Colombia.
Ya sea tu primer empleo o lleves años en la empresa, conocer tus derechos y cómo gestionarlos adecuadamente puede evitar malentendidos, rechazos innecesarios y hasta conflictos laborales. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Cuándo puedes pedir vacaciones?
La ley colombiana, en el artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo, establece que todo trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de trabajo continuo.
Eso significa que puedes pedir vacaciones después de cumplir 12 meses de trabajo en la empresa. No obstante, hay algunas situaciones donde puedes solicitarlas antes, como en los casos de:
- Vacaciones anticipadas, si el empleador lo aprueba.
- Vacaciones proporcionales, en caso de terminación del contrato antes del año.
- Fraccionamiento, si acuerdas dividirlas en varios momentos del año.
Si ya cumpliste el año, tienes derecho pleno a solicitarlas. Y si no, podrías pedirlas con anticipación si existe un acuerdo por escrito con tu empleador.
¿Quién decide las fechas de las vacaciones?
Aunque las vacaciones son un derecho legal, no significa que el trabajador pueda escoger libremente las fechas. Según el artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador tiene la facultad de fijar la época en que se otorgan, aunque lo ideal es que se haga por mutuo acuerdo.
En resumen:
- Tú puedes proponer fechas.
- Tu empleador puede aceptarlas o sugerir otras.
- Si no hay acuerdo, el empleador puede establecer la fecha unilateralmente, avisándote con al menos 15 días hábiles de anticipación.
Por eso es clave presentar tu solicitud con anticipación, ser flexible y estar dispuesto a negociar.
¿Cuánta anticipación necesitas para pedirlas?
No hay una norma exacta sobre cuántos días antes debes hacer la solicitud, pero en la práctica, se recomienda pedirlas entre uno y tres meses antes, especialmente si:
- Son más de una semana.
- Coinciden con temporada alta (diciembre, Semana Santa, mitad de año).
- Otras personas del equipo también quieren salir en esa fecha.
- La empresa necesita reorganizar turnos o cargas de trabajo.
Pedirlas con tiempo muestra profesionalismo y aumenta las posibilidades de aprobación.
¿Cómo pedir vacaciones paso a paso?
Aquí te dejamos una guía sencilla para pedir tus vacaciones de forma adecuada:
1. Verifica si ya causaste el derecho
Asegúrate de que:
- Ya cumpliste un año desde la última vez que tomaste vacaciones.
- No tienes vacaciones acumuladas más allá de dos años (esto podría causar que el empleador te las fije unilateralmente).
- Estás al día con tus responsabilidades laborales.
Si tienes dudas, puedes pedir un resumen de tus vacaciones causadas a Recursos Humanos.
2. Revisa la política interna de la empresa
Algunas empresas tienen reglas específicas sobre:
- Fechas bloqueadas donde no se puede salir.
- Sistemas de turnos o prioridad por antigüedad.
- Necesidad de coordinar con el equipo.
Consulta el reglamento interno o pregunta directamente en tu área de talento humano.
3. Define con claridad las fechas
Elige un periodo que:
- Te convenga personalmente.
- No interfiera con proyectos críticos de la empresa.
- Sea fácil de cubrir por tus compañeros.
Ten una o dos alternativas por si la fecha original no es viable.
4. Haz la solicitud formalmente
Aunque algunas empresas permiten solicitudes verbales o informales, lo ideal es hacer la solicitud:
- Por correo electrónico dirigido a tu jefe o Recursos Humanos.
- Con copia a los involucrados, si aplica (como compañeros de equipo).
- Con claridad en las fechas de inicio y finalización.
- Indicando si regresarás en día hábil siguiente o después de un puente.
También puedes utilizar el sistema interno de la empresa si existe uno para gestionar ausencias.
5. Incluye un plan de respaldo
Esto puede marcar la diferencia. Explica:
- Qué tareas dejarás listas antes de irte.
- Quién se encargará de tus funciones mientras estás ausente.
- Cómo se mantendrá la continuidad del equipo.
Esto transmite compromiso y facilita la aprobación de tu solicitud.
6. Espera la respuesta oficial
Una vez envíes tu solicitud, espera la aprobación formal. Algunas empresas responden rápidamente; otras pueden tardar algunos días. Si no recibes respuesta en un tiempo prudente (una semana, por ejemplo), haz seguimiento con cortesía.
Evita hacer reservas de viajes o compromisos importantes antes de tener la aprobación oficial.
¿Qué pasa si me niegan las vacaciones?
Si el empleador rechaza tu solicitud, debe explicarte los motivos. Algunas razones válidas incluyen:
- Exceso de solicitudes en las mismas fechas.
- Etapa crítica del negocio.
- Personal limitado para cubrir tu ausencia.
- Aún no has causado el derecho completo.
Si la negativa es razonable y temporal, lo mejor es negociar nuevas fechas.
Pero si ya causaste el derecho, y la empresa no te da fecha para tomarlas, ni te permite hacerlo, podrías estar ante una vulneración de tu derecho. En ese caso, puedes:
- Reiterar la solicitud por escrito.
- Solicitar una programación obligatoria.
- Acudir al Ministerio de Trabajo si el incumplimiento persiste.
¿Qué debo evitar al pedir vacaciones?
- No asumas que tienes derecho a tomarlas en cualquier momento.
- No presentes la solicitud con poca anticipación.
- No te enfrentes al jefe si te proponen otra fecha.
- No faltes al trabajo sin autorización pensando que “ya te tocan”.
- No tomes vacaciones sin respuesta oficial.
Una solicitud bien hecha, respetuosa y bien planeada tiene más posibilidades de éxito.
¿Qué pasa si tengo días acumulados?
La ley permite acumular hasta dos periodos de vacaciones consecutivos, es decir, 30 días hábiles. Si los superas, la empresa puede:
- Programarte vacaciones unilateralmente.
- Negarte nuevas acumulaciones.
- No permitir que elijas la fecha.
Por eso es importante no dejar que se acumulen indefinidamente. Además, posponer el descanso puede afectar tu salud y productividad.
¿Puedo pedir solo una parte de las vacaciones?
Sí. El Código Sustantivo del Trabajo permite que las vacaciones se fraccionen, siempre que:
- Se tome al menos un bloque de seis días hábiles consecutivos.
- El resto pueda distribuirse según acuerdo.
Esto te da flexibilidad para usar días estratégicamente durante el año.
Por ejemplo:
- Tomar 6 días en junio.
- Usar 3 días en octubre.
- Tomar el resto en diciembre.
Eso sí, el fraccionamiento debe acordarse con la empresa. No puedes imponerlo unilateralmente.
¿Y si necesito vacaciones antes de cumplir el año?
Puedes pedir vacaciones anticipadas, pero:
- Debes contar con la aprobación expresa del empleador.
- Lo ideal es dejar constancia por escrito.
- Si luego renuncias antes de completar el año, la empresa puede descontarte los días tomados anticipadamente en la liquidación.
Esta es una medida excepcional, no un derecho automático. Se recomienda solo si hay una razón poderosa (viaje familiar, situación médica, etc.).
Recomendaciones finales
- Planea tus vacaciones como planeas tus proyectos: con tiempo, claridad y responsabilidad.
- Sé flexible si la empresa te propone nuevas fechas.
- Asegúrate de dejar tus tareas organizadas antes de salir.
- No tomes decisiones personales importantes (como comprar tiquetes) antes de tener aprobación.
- Mantén un historial claro de tus días acumulados y tomados.
Conclusión
Pedir vacaciones correctamente en Colombia es más que enviar un correo: es una combinación de derecho laboral, comunicación efectiva y sentido común. Aunque el empleador tiene la última palabra sobre las fechas, tú tienes el derecho a disfrutarlas, y con una solicitud bien estructurada, tus posibilidades de éxito aumentan notablemente.
Recuerda: las vacaciones no son un lujo, son un derecho. Planifícalas, pídelas bien, y disfrútalas con la tranquilidad de haber hecho todo correctamente.